Optimierung des Projektmanagement-Systems (PMS)

Ausgangssituation:

Im bestehenden Projektmanagement-System fehlte eine durchgängige Struktur in der Ablauforganisation. Der PM-Prozess war nur oberflächlich beschrieben, und es gab keine regelmäßige Kommunikation innerhalb des Projektmanagements. Zudem wurden übergeordnete Systeme nicht eingebunden.

Projektzeitraum:

Dezember 2021 – Juni 2022

CONSOTIUS-Mandate:

• Beratung Projektmanagement

• Experte Projektmanagement

Ziele:

• Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation.

• Steigerung der Attraktivität des Projektmanagements.

• Einführung eines Finanz-Controllings und Schaffung finanzieller Transparenz.

• Verbesserung der Projektqualität und des Risikomanagements.

Herausforderungen:

• Eingefahrene Strukturen in allen Fachbereichen.

• Vorgesetzte waren in alle Eskalationen direkt eingebunden, was keine effektive Führung ermöglichte.

• Kommerzielles Denken war nicht durchgängig vorhanden.

• Tägliche Abstimmungen und Reporting mit den OEM-Task-Force-Managern waren erforderlich.

Erfolge:

• Bereinigung der Aufbauorganisation und detaillierte Beschreibung des Abwicklungsprozesses.

• Einführung einer Kaskadenstruktur in der Projektorganisation.

• Bereinigung der Anfrageunterlagen und Prozesse.

• Erstellung und Implementierung eines KPI-Boards zur Überwachung und Steuerung der Projekte.

Fazit:

Durch die Optimierung der Projektmanagementstrukturen konnte die Effizienz der Abläufe deutlich gesteigert werden. Die Einführung von klaren Prozessen und einem KPI-Board schuf Transparenz und verbesserte die Qualität und Steuerung der Projekte nachhaltig.